Administratief medewerker

Het lokaal bestuur van Schoten is op zoek naar administratieve medewerkers voor diverse diensten binnen de organisatie. Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waar je, afhankelijk van de vacante functie, ingezet wordt op verschillende administratieve taken. Of je nu rechtstreeks in contact staat met de burger, of je ondersteunt interne diensten achter de schermen, we bieden je een gevarieerde functie waarin je elke dag kunt bijdragen aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

We organiseren een brede selectieprocedure om verschillende functies in te vullen die op korte termijn vrij komen. In het voorjaar zullen we op zoek gaan naar collega’s voor volgende diensten:

• Een administratief medewerker op de personeelsdienst
• Een helpdeskmedewerker op onze ICT-dienst
• Een onthaalmedewerker voor de dienst bestuurszaken en klantenteam

Als administratief medewerker binnen het lokaal bestuur van Schoten voer je diverse administratieve taken uit. Afhankelijk van de dienst waar je aan de slag gaat, zal je meer of minder te maken krijgen met specifieke taken. We geven je hier onder een overzicht van de algemene administratieve taken die je kunt verwachten. In fase twee van de selectieprocedure (zie onderaan) ontvang je meer informatie over de functie-inhoud en de dienst waar je terecht komt.

Kies je voor een loketfunctie (bijv. Burgerzaken, Onthaal), dan mag je volgende taken verwachten:

• Je staat collega’s, burgers, leveranciers en andere belanghebbenden te woord via verschillende kanalen zoals e-mail, telefoon en face-to-face.
• Je biedt een warm en professioneel onthaal, en draagt bij aan het positieve imago van de dienst. Je biedt informatie over verschillende gemeentelijke diensten en procedures
• Je behandelt administratieve aanvragen en volgt dossiers nauwkeurig op. Je houdt hierbij rekening met deadlines en procedures.
• Je verzamelt zelfstandig informatie om vragen te beantwoorden, maar schakelt tijdig collega's of leidinggevenden in als je meer informatie nodig hebt.
• Je bereidt communicaties voor (zoals brieven, e-mails, mededelingen) en zorgt voor de verspreiding via de juiste kanalen.
• …

Kies je voor een interne dienst (bijv. Personeelsdienst, helpdesk), dan horen volgende taken mogelijks tot jouw pakket:

• Je ondersteunt bij het opstellen en administratief verwerken van dossiers, bijvoorbeeld door documenten te versturen, ontbrekende stukken na te gaan en dossiers in een opvolgsysteem te registreren.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij facturatie, zoals het opstellen van bestelbonnen.
• Je helpt collega’s verder met vragen die binnen jouw domein vallen en verwijst hen gericht door wanneer je zelf niet kan helpen.
• Je beheert je eigen mailbox en die van de dienst.
• Je verzamelt informatie en neemt contact op met collega’s of externe instanties bij complexere vragen.
• Je bent verantwoordelijk voor het klassement van dossiers, zowel digitaal als analoog, zodat alles vlot terug te vinden is.
• …

We verwachten dat je

• Minimaal een diploma hebt van het secundair onderwijs of een ander diploma dat toegang geeft tot een aanstelling op C-niveau binnen een lokaal bestuur.
• Relevante ervaring hebt (verworven via opleiding of werkervaring). Ervaring binnen een lokaal bestuur of een dienstverlenende organisatie is een pluspunt, maar motivatie en enthousiasme zijn minstens even belangrijk.
• Goede communicatieve vaardigheden hebt, zowel mondeling als schriftelijk.
• Klantgericht werkt en het prettig vindt om burgers, collega’s of andere belanghebbenden verder te helpen.
• Nauwkeurig en georganiseerd werkt, met oog voor detail en efficiëntie.
• Een proactieve houding hebt en bereid bent om met collega’s samen te werken en administratieve processen te verbeteren.
• Digitaal vaardig bent. Ervaring met administratieve software is een plus.

Wij bieden een verloning volgens C1-C2-C3 barema. Relevante ervaring kan meegenomen worden. Wat mag je nog verwachten? 

• 8 euro maaltijdcheques per gewerkte dag
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Aanvullend pensioen
• Fietsvergoeding of een tussenkomst openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
• Aansluiting bij GSD-V (kortingen op reizen, pretparken, winkels, bioscopen, enz.)
• Sport op het werk
• Mogelijkheid om toe te treden in fietsleaseplan
• Een gezonde balans tussen werk en privé dankzij een soepele werk- en verlofregeling (flexibele werkuren en thuiswerk mogelijk volgens dienstafspraken).

We ontvangen graag jouw CV, motivatiebrief en een kopie van jouw diploma uiterlijk op 16 februari 2025 via dit invulformulier. Je krijgt van ons na afloop van de sollicitatietermijn feedback over jouw kandidatuur.

Met vragen rond de selectieprocedure of het aanbod kan je terecht bij sollicitatie@schoten.be.

FASE 1

1. CV-screening: in de week van 17.02.2025.

Dien jouw kandidatuur volledig in (met als bijlage een cv, motivatiebrief en een kopie van het diploma). Er gebeurt een eerste screening op basis van cv, motivatiebrief en diploma in de week van 17 februari 2025.

2. Thuisopdracht: van zaterdag 22.02.2025 tot en met zondag 23.02.2025

Is jouw kandidatuur volledig? Dan ontvang je op 21.02.2025 een online test als thuisopdracht (administratieve vaardigheidstesten + een persoonlijkheidsvragenlijst). Let op: je hebt slechts 1 weekend de tijd om deze opdracht te maken, hou hier rekening mee in jouw planning en lees de instructies grondig.

3. Verkennend gesprek in de week van 3 en 10 maart 2025.

Kandidaten die geslaagd zijn voor de administratieve vaardigheidstesten, worden uitgenodigd voor een verkennend gesprek waarin onder andere gepeild wordt naar: 1) motivatie voor een administratieve functie, 2) relevantie van de ervaring en 3) enkele functie-gerelateerde competenties. Ben je geslaagd voor dit gesprek, dan kom je in een algemene wervingsreserve terecht.

FASE 2

4. Selectiegesprek met de aanstellende dienst

Wanneer een functie vacant komt, bezorgen wij de functiebeschrijving en bijkomende informatie (tewerkstellingsbreuk, aanstellende dienst, gewenste startdatum, enz.) aan de kandidaten die geslaagd zijn in fase 1. Je kiest zelf of je wil deelnemen aan het finaal selectiegesprek met de dienst. Eventueel kan er nog een bijkomende schriftelijke opdracht voorgelegd worden.

Er zijn reeds twee data gekend:

• Op 20 maart 2025 organiseren we selectiegesprekken voor de personeelsdienst.
• Op 21 maart 2025 organiseren we selectiegesprekken voor een onthaalfunctie in de dienst bestuurszaken en klantenteam.

5. Aanleg wervingsreserve

Ben je geslaagd voor het selectiegesprek met de leidinggevende van de dienst, dan kom je terecht in de wervingsreserve. De functie wordt aangeboden aan de kandidaat die eerst gerangschikt staat. Komt er binnen het jaar een nieuwe functie vrij op dezelfde dienst, dan wordt deze wervingsreserve aangesproken en kan je alsnog kans maken op een aanstelling binnen deze dienst. 

Heb je vragen over deze procedure? Aarzel niet om contact op te nemen met sollicitatie@schoten.be.

Bij een eventuele aanwerving wordt een uittreksel uit het strafregister opgevraagd. Gelieve dit voor aanvang van de selectieprocedure te melden indien je geen blanco attest kan voorleggen.